Produktiv arbeiten mit der Ivy Lee Methode

So geht es mir gerade zu Beginn meiner Selbständigkeit als Webentwicklerin. Es gibt unzählige Aufgaben, die erledigt werden sollten und es ist eine Herausforderung, sie nach Priorität zu ordnen. Da ich nicht mehr von 8 bis 17 Uhr im Büro sitze, ist es entscheidend, eigene Routinen zu entwickeln.

Da ich mich sehr für Produktivität und Prozessoptimierung interessiere, habe ich bereits viel über verschiedene Methoden gelesen. Doch welche wirklich am effektivsten sind, findet man nur heraus, wenn man sie selbst ausprobiert.

Langsam wird mir klar, wie wichtig es ist, Routinen für mich zu etablieren. Aber was genau sind eigentlich die Vorteile von Routinen?

Vorteile von Routinen:

• Mentale Entlastung: Routinen nehmen uns Entscheidungen ab und reduzieren den Stress, weil wir nicht ständig über das Nächste nachdenken müssen.
• Fokus: Sie schaffen eine klare Struktur, damit wir unsere Prioritäten richtig setzen und fokussiert arbeiten können - inmitten vieler Ablenkungen.
• Konsistenz: Kleine, aber regelmässige Schritte führen langfristig zu grösseren Ergebnissen. Da heisst es also dranbleiben.

Eine der ersten Routinen, die ich eingeführt habe, ist die Ivy Lee Methode.

Die erste Routine: Ivy Lee Methode

Die Ivy-Lee-Methode ist seit den 1910er Jahren bekannt. Damals wurde die Methode von Ivy Ledbetter, kurz Ivy Lee, erfunden, um dem Stahlproduzenten Charles M. Schwab zu helfen. Die Bethlehem Steel Corporation war im Jahr 1918 das zweitgrösse Stahlunternehmen der Welt. Schwab suchte damals eine Möglichkeit, wie seine Mitarbeiter mehr in kürzerer Zeit erledigen könnten. Nach einem kurzen Gespräch zwischen den beiden, soll Ivy Lee gesagt haben, dass er lediglich 15 Minuten bräuchte, um eine Lösung zu präsentieren und dass Charles Schwab ihm nach drei Monaten den Betrag zahlen könne, der seiner Meinung nach angemessen sei.

Schwab gefiel die Methode so gut und sie war so gewinnbringend, dass er drei Monate später Lee einen Scheck über 25’000 Dollar überreichte. Daher wird die Methode auch die „25.000 Dollar Methode“ genannt. Zu dieser Zeit war dies ein Vermögen wert, umgerechnet auf heute ca. 400’000 Dollar.

Aber wie funktioniert die Ivy Lee Methode nun konkret?

Die Schritte der Ivy-Lee-Methode

1. Schreiben Sie am Ende jedes Arbeitstags die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf.
2. Priorisieren Sie die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit, indem Sie sie von 1 - 6 nummerieren. Die wichtigste Aufgabe erhält die Nummer 1, die zweitwichtigste Aufgabe die Nummer 2, usw.
3. Am nächsten Tag arbeiten Sie nun die erste Aufgabe ab, bis diese vollständig abgeschlossen ist.
4. Überprüfen Sie danach Ihre Liste: Sind die Prioritäten noch aktuell? Sind neue Aufgaben hinzugekommen, die eine höhere Priorität haben? Falls ja, passen Sie die Reihenfolge an.
5. Widmen Sie sich nun der zweiten Aufgabe, die jetzt höchste Priorität hat. Lassen Sie sich nicht ablenken und arbeiten sie konzentriert, bis auch diese erledigt ist.
6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, bis alle (oder möglichst viele) Aufgaben des Tages abgearbeitet sind.

Am Ende des Arbeitstages übertragen Sie die noch unerledigten Aufgaben (die immer noch wichtig sind) auf den nächsten Tag. Schreiben Sie dazu wieder neue Aufgaben auf, bis Sie 6 in der Liste haben und priorisieren diese. Dies wird nun täglich wiederholt.

Vorteile der Ivy Lee Methode

Die Methode ist besonders effektiv, weil sie hilft, sich Klarheit zu verschaffen, welche Aufgaben die Wichtigsten sind. Zudem ist die Methode einfach anzuwenden und braucht keine zusätzlichen Tools. Auch wird durch den Fokus auf jeweils eine Aufgabe, Multitasking vermieden. Wissenschaftliche Studien haben bewiesen, dass Single Tasking (also immer eine Aufgabe auf einmal) viel effektiver ist, da unser Gehirn nicht dafür gemacht ist, ständig zwischen Aufgaben zu wechseln. Trotz ihrer Einfachheit bleibt die Methode flexibel genug, um auf neue Aufgaben und Änderungen im Tagesverlauf zu reagieren.

Die Methode in der Praxis

Seit Anfang Januar wende ich die Ivy-Lee-Methode nun an, und sie hilft mir enorm, meine Prioritäten zu klären und mich auf den richtigen Weg zu fokussieren. Allerdings notiere ich nicht sechs, sondern nur drei Hauptaufgaben. Der Rest sind andere Routinen, die ich täglich umsetze und die hoffentlich über die Zeit zu den gewünschten Ergebnissen führen.

Falls Sie bereits Erfahrung mit der Ivy Lee Methode gemacht haben und diese vielleicht auch etwas angepasst haben, schreiben Sie mir gerne. Über einen Austausch würde ich mich sehr freuen.